miércoles, 12 de julio de 2017

13:31:00
Edith Gómez

Las reuniones de trabajo tienen el objetivo de buscar soluciones a algunos problemas y se convierten en lugares propios para establecer una buena comunicación entre algunos miembros de un equipo. Hasta aquí bien. Pero, ¿qué pasa cuando las reuniones no consiguen su objetivo y más que aprovechar el tiempo, se convierten en una distracción absoluta?

Si sale mal, no solo supone una pérdida de tiempo, sino también de dinero y esfuerzo. Entonces, ¿qué podemos hacer para convertir estas reuniones sin preparación ni enfoque en algo productivo y de provecho?

4 técnicas efectivas para conseguir que tus reuniones sean productivas

Una reunión de empresa no tiene otra finalidad que encarrilar a la compañía por un determinado camino, recibir opiniones de los empleados, dialogar sobre nuevas ideas, detectar errores y esclarecer dudas. Aunque este sea el fin, no siempre se consigue.


Por eso, vamos a ver algunas estrategias que nos eviten perder el tiempo y nos permitan enfocarnos:

1. Reunir solo a las personas involucradas

Evitar invitar a las reuniones a todos los miembros del equipo si no es necesario. Solo deberán asistir aquellos que sean importantes a la hora de tomar una decisión y vayan a aportar valor.

Si asisten todos, esto podría suponer una pérdida de tiempo para algunos y además la reunión podría alargase más de lo necesario.

Al final de la reunión, es recomendable que envíes un documento con las tareas de cada uno y resumiendo lo más importante, a modo de recordatorio.

2. El lugar debe ser apropiado

El sitio debe transmitir seriedad y debe contar con factores claves como una buena iluminación, que haya espacio donde se puedan colocar recursos necesarios como un proyector, una tele o un ordenador. Debe ser un lugar que invite a la concentración.

3. Planificación previa de los temas que se van a tratar

El gran fallo en muchas reuniones es que se preparan a la ligera, sin organización ni planificación previa. Si el objetivo de la reunión es deliberar algún asunto, los asistentes deben estar al tanto del tema. Y la mejor forma será enviarles por correo u otro canal interno de comunicación un calendario con los temas principales que se van a tratar.

4. Enfocarse en temas concretos y no irse por las ramas

Si quieres que la reunión sea eficaz y productiva, sé conciso y claro. Sigue la agenda de temas que tenías prevista e intenta no salirte de ella.

Si durante la reunión surgen temas interesantes, no los obvies. Anótalos para tratarlos más adelante, cuando tengas un hueco y hayas tratado todo lo que tenías en mente. No olvides, respetar el tiempo de cada intervención y respetar los horarios.

Y tú, ¿asistes a muchas reuniones de trabajo? ¿Qué mejorarías de ellas?

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